10 korjaushankkeen kompastuskiveä – jotka voidaan välttää viestinnällä

Meillä Vahasella työskentelee insinöörien ja suunnittelijoiden lisäksi korjausrakentamiseen erikoistuneita tiedottajia, allekirjoittanut mukaan lukien. Toimimme hankkeissa projektipäällikköjen oikeana kätenä, hoidamme tiedotuksen, vastaamme asiakkaiden yhteydenottoihin sekä osallistumme asiakastapaamisiin.

Työssäni saan usein perustella asiakkaille mihin tiedottajaa tarvitaan. Asenteet viestintää kohtaan ovat taloyhtiömaailmassa ja rakennusalan ammattilaisten keskuudessa varsin juurtuneita. Usein koetaan myös turvallisena vaihtoehtona pitää kiinni vanhoista toimintamalleista, joihin harvoin sisältyy suunnitelmallista viestintää. Tällöin tiedotus saattaa jäädä liian vähäiseksi, tavoittaa vain osan kohderyhmästä tai olla vaikeasti ymmärrettävää. Suunnittelematon tai puutteellinen viestintä voi johtaa taloyhtiöiden korjaushankkeissa seuraaviin ongelmiin:

 

  1. Asukkaat ja osakkaat kokevat, että päätöksiä tehdään salassa
  2. Asukkaat ja osakkaat kokevat, ettei korjaustyö etene
  3. Asukkaat ja osakkaat kokevat, ettei heitä kuunnella
  4. Asukkaat ja osakkaat kokevat olonsa turvattomiksi uusien asioiden edessä
  5. Osakkaat eivät tiedä mistä maksavat
  6. Korjaushanke viivästyy
  7. Urakoitsijaa ei tavoita ja töitä tehdään ilmoittamatta
  8. Isännöitsijän resurssit eivät riitä yhteydenottojen hoitamiseen
  9. Hallituksen jäsenet eivät ehdi keskittyä päätöksentekoon
  10. Toteutussuunnittelussa jää huomioimatta oleellisia asioita

 

Ongelmia voidaan kuitenkin välttää loppujenlopuksi melko yksinkertaisella tavalla – ottamalla viestintä yhdeksi pääosa-alueeksi talouden ja tekniikan rinnalle. Taloyhtiöiden yksi peruskivistä onkin avoin, ennakoiva ja monipuolinen viestintä ja asukkailla ja osakkailla on oikeus vaatia sitä oman taloyhtiönsä hallinnolta. Putkiremonttihankkeiden alussa kuulen usein asukkailta miten he arvostavat taloyhtiön uutta linjaa hoitaa asiat järjestelmällisesti, asukkaat huomioon ottaen ja ennakoivasti. Todellisuudessa ainoa muutos yleensä on aloitettu hankeviestintä; asukkaat ja osakkaat tietävät missä mennään, eivätkä koe jäävänsä syrjään. Kukaanhan ei pidä siitä, että päätöksiä vain sanellaan ja usein vielä jälkikäteen.

 

”Viestinnän mukanaan tuomat hyödyt johtavat pidemmällä tähtäimelle säästöihin ja turhan työn poistumiseen.”

Taloyhtiöiden viestintätapoja voivat olla esimerkiksi avoimet asukasillat, osakaskyselyt, kuukausitiedotteet ja oma kotisivu. Näiden toteutuksesta muodostuu taloyhtiölle hieman lisäkustannuksia, mutta samalla saavutetaan korkea asukastyytyväisyys ja taloyhtiön johdon kuormitus tasaantuu. Viestinnän mukanaan tuomat hyödyt johtavat pidemmällä tähtäimelle säästöihin ja turhan työn poistumiseen. Sen tulee olla myös riittävän laaja-alaista, jolloin esimerkiksi taloyhtiöissä tavoitetaan sekä talon asukkaat että muualla asuvat osakkaat.

Erityisesti korjaushankkeissa avoin suunnittelu ja hankkeen eri vaiheista tiedottaminen ovat merkittävässä tekijässä hankkeen onnistumisen kannalta. Vahasen palvelumalleista suosittu PutkiremonttiPlus ja hieman uudempi tulokas JulkisivuPlus ovat rakennettu viestinnän tarpeiden ympärille. Viestintä on suuressa tehtävässä myös juuri lanseeratussa Taloyhtiön ABC – kokonaispalvelussa taloyhtiön strategian laatimiseksi.

Myös koko rakennusalan tulisi pyrkiä samoihin viestinnän tavoitteisiin kuin taloyhtiöiden. Tällä tarkoitan niin suunnittelutoimistoja kuin itse urakoitsijoita. Varsinkin niissä rakennusalan hankkeissa, joissa tehdään töitä ihmisten kodeissa ja asuinympäristössä, viestinnän rooli tulee olla avainasemassa.

Ilman osaavaa ammattilaista saattaa hyvätkin viestintäyritykset kuitenkin jäädä hakuammunnaksi. Työnjohtotehtäviin määrätty tekniikan ammattilaisen ei ole järkevää toimia samanaikaisesti tiedottajana sekä kotisivujen ylläpitäjänä oman työnsä ohella, vaan mukaan kannattaa ottaa ennemmin viestinnän ammattilainen. Samalla pystytään vapauttamaan työnjohdon resursseja konkreettisen korjaustyön tekemiseen sekä mahdollistetaan asukkaiden ja osakkaiden sujuva yhteydenpito urakoitsijan suuntaan.

 

”Viestinnän tarpeellisuutta epäilevät usein hämmentyvätkin, kun kerron olevani mukana kymmenissä korjaushankkeissa tiedottajana ja siitä huolimatta puhelimeni soi vain muutaman kerran työpäivän aikana.”

Monet urakoitsijat ovat jo ymmärtäneet, että rakennushanketta ei voi hoitaa ilman toimivaa viestintää. Erityisesti korjausrakentamisessa (esimerkiksi putkiremonteissa) tiedottamiseen on alettu panostaa ja tarjottavaa tiedotuspalvelua käytetään yhtenä myyntiargumenttina. Tiedon saannin ja yhteydenpidon parantuessa usein vahvistuu positiivinen mielikuva tilaajalle onnistuneesta korjaustyöstä, jota kautta urakoitsijan maine hyvänä yrittäjä kasvaa. Pelkkä laadukas työnjälki ei aina tähän riitä. Viestintään panostaminen onkin pieni kustannus yritykselle verrattaessa sen mukanaan tuomiin hyötyihin.

Viestinnän päätarkoitus on vastasta jo avoinna oleviin kysymyksiin. Nämä kysymykset eivät poistu tietoa panttaamalla tai sanelupolitiikalla. Mikäli kysyjä ei saa vastausta kysymykseensä, etsii hän vastauksen toista kautta tai jää epätietoisuuteen, joka lisää vuorostaan luottamuspulaa asiaa hoitavaa tahoa kohtaan. Viestinnän tarpeellisuutta epäilevät usein hämmentyvätkin, kun kerron olevani mukana kymmenissä korjaushankkeissa tiedottajana ja siitä huolimatta puhelimeni soi vain muutaman kerran työpäivän aikana. Miten tämä voi olla mahdollista? Siihen on vain yksi vastaus: toimivan, ennakoivan ja kokonaisvaltaisen viestinnän avulla. Puhelin- ja sähköpostirumbaa ei enää tarvita, kun samat tiedot saa pyytämättä.

Rakennusalalla ja taloyhtiöillä tulee olla yhtenevä tavoite parantaa tarjottavia viestintäpalveluita. Roolit ovat monissa yrityksissä vielä avoinna, mutta pienilläkin muutoksilla voi saada suuria aikaan. Voitkin aloittaa asian eteenpäin viemisen siitä, että mietit miten voisit parantaa viestintää omassa työ – tai luottamustehtävässäsi?

 

Henna Martikainen on Vahanen-yhtiöiden projektitiedottaja, joka tuntee paloa taloyhtiöiden toiminnallisuuden kehittämiseen viestinnän keinoin.