Vahanen-yhtiöiden asiakas-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Vahanen International Oy (y-tunnus 2237914-6)
Linnoitustie 5
02600 Espoo

2. Yhteystiedot rekisteriasioissa

Susanna Vanhanen
info@vahanen.com
Puh. +358 207698698

2.1. Tietosuojavastaava

Pasi Parviainen
pasi.parviainen(at)vahanen.com
Puh. +358 41 515 2440

3. Rekisterin nimi

Asiakas-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai Vahanen International Oy:n tai konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä Vahanen-yhtiöt) oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi).

Henkilötietojen käyttötarkoitus on:

  • yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
  • asiakasviestintä
  • myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
  • mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
  • suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdentaminen ja profilointi
  • liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
  • asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilaisuuksiin osallistuminen)
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • profilointitiedot
  • sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat
  • mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan Vahanen-yhtiöiden kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle lukuunottamatta HubSpot-palveluun syötettyjä henkilötietoja ja Googlen analytiikkadataa. HubSpotissa olevat henkilötiedot ja Googlen keräämät analytiikkatiedot siirtyvät EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. HubSpot ja Google ovat sertifioituja Yhdysvaltain kauppaministeriön tekemien EU:n ja Yhdysvaltain välisten Privacy Shield –järjestelyjen mukaisesti.

Vahanen-yhtiöt käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojenkäsittelysopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

Vahanen International Oy ylläpitää keskitetysti Vahanen-yhtiöiden asiakas-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteriä. Vahanen konserniin kuuluvat yritykset

  • Innovarch Oy
  • Vahanen-Halme Acoustics Oy
  • Vahanen Monitoring Services Oy
  • Vahanen PRO Oy
  • Vahanen Oy
  • Vahanen Eesti Oü
  • Vahanen Suunnittelupalvelut Oy
  • Vahanen Talotekniikka Oy
  • Vahanen Romania SRL
  • Vahanen Rakennusfysiikka Oy
  • Vahanen Jyväskylä Oy

käsittelevät rekisteriin kuuluvia henkilötietoja siltä osin kuin se on tarpeen edellä mainittujen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä ko. tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Vahanen-yhtiöt varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.  Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään 2 vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen tai viimeisimmän interaktion (tarjouspyyntö, tilaus tai tapaaminen) päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).

Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Vahanen-yhtiöt arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi Vahanen-yhtiöt huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä,pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtoa sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

0
Connecting
Odota...
Miten voimme auttaa?

Miten voimme olla avuksi? Jätä meille viesti, niin palaamme sinulle arkisin 24 tunnin kuluessa.

Huomioithan, että palvelemme yrityksiä, yhteisöjä ja taloyhtiöitä, emme kuluttaja-asiakkaita.

Rekrytointeihin liittyvät yhteydenotot pyydämme lähettämään osoitteeseen rekry@vahanen.com.

Nimi
* Sähköposti
Puhelin
* Viesti
Login now

Need more help? Save time by starting your support request online.

Your name
* Sähköposti
* Describe your issue
Kuinka voimme auttaa?
Feedback

Help us help you better! Feel free to leave us any additional feedback.

How do you rate our support?
X