Vahanen-yhtiöiden asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten me Vahanen-yhtiöissä keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista, alihankkijoista ja muista liikekumppaneista sekä näiden edustajista, joiden kanssa meillä on asiakas- tai liikesuhde taikka tavoitteena luoda sellainen.

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Vahanen International Oy (2237914-6) ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt: Innovarch Oy (1642205-6), Vahanen-Halme Acoustics Oy (0994107-7), Vahanen Jyväskylä Oy (2063324-3), Vahanen Rakennusfysiikka Oy (2725717-2), Vahanen Rakennuttaminen Oy (2706032-9), Vahanen Monitoring Services Oy (2911977-7), Vahanen Suunnittelupalvelut Oy (2210772-2) ja Vahanen Talotekniikka Oy (0590831-7) sekä osakkuusyritykset: RTC Vahanen Turku Oy (1643714-3), Vahanen Development Oy (3105084-4) ja Vahanen Environment Oy (2206578-8) (jäljempänä ”Vahanen-yhtiöt”)

Kukin Vahanen konserniyhtiö ja osakkuusyritys vastaa henkilötietojen käsittelystä sen omassa toiminnassa tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla ja voi käyttää siinä tarpeellisia muiden Vahanen-yhtiöiden samoja tarkoituksia varten keräämiä henkilötietoja.

2. Yhteystiedot rekisteriasioissa

Vahanen International Oy / Tietosuoja-asiat

Linnoitustie 5, 02600 Espoo

Puh. 0207 698 698

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: info@vahanen.com

3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas- tai yhteistyösopimukseen tai Vahanen-yhtiöiden oikeutettuun etuun (kuten suoramarkkinointi, saatavien perintä).

Henkilötietojen käyttötarkoitus on:

  • Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
  • Asiakasviestintä mukaan lukien palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt
  • Myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
  • Mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen
  • Suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdentaminen ja profilointi
  • Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
  • Toimittajien hallinta ja valvonta
  • Asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta
  • Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen
  • Analysointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten.

4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat, verkkosivustolla vierailijat):

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilaisuuksiin osallistuminen, asiakastyytyväisyyskyselyt tai palautteet)
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot esim. uutiskirjeen tilaus
  • Verkkosivuston ja sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot (kuten käyttäjätunnukset ja salasanat), kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet
  • Profilointitiedot
  • Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

Tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan Vahanen-yhtiöiden kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

 

5. Mille tahoille luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Vahanen-yhtiöiden ulkopuolelle, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta HubSpot-palveluun syötettyjä henkilötietoja ja Googlen analytiikkadataa. HubSpotissa olevat henkilötiedot ja Googlen keräämät analytiikkatiedot siirtyvät EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, Vahanen-yhtiöt soveltaa asianmukaisia suojatoimia varmistaakseen henkilötietojen suojan, esimerkiksi soveltamalla Euroopan komission päätöksen mukaisia mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin (saatavilla: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en).

Vahanen-yhtiöt käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojakäsittelysopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

 

6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä ko. tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Vahanen-yhtiöt varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään kaksi vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen tai viimeisimmän interaktion (tarjouspyyntö, tilaus tai tapaaminen) päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).

Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Vahanen-yhtiöt arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi Vahanen-yhtiöt huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

  • Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

  • Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

  • Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käsittely markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa tai peruuttaa antamasi sähköisen suoramarkkinointiluvan ilmoittamalla kiellosta kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestissä olevaa linkkiä kiellon tekemiseen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
X