Onnistumistarina: Yhdessä tehty taloyhtiöstrategia sitouttaa suunnitelmalliseen kiinteistönpitoon

Helsinkiläisen asuntosakeyhtiön 10-vuotistarkastuksen yhteydessä laadittu taloyhtiöstrategia kokoaa taloyhtiön toimijat yhteen, auttaa ennakoimaan kunnostustarpeet ja ylläpitämään kiinteistön arvoa.

As Oy Helsingin Espressossa koettiin kesäkuussa historiallinen hetki, kun taloyhtiön ensimmäinen strategia hyväksyttiin yhtiökokouksessa. Rakennuksen 10-vuotistarkastuksen yhteydessä päätettiin tehdä asukaskysely ja laatia taloyhtiöstrategia.

– Strategiatyöstä saatiin moneksi vuodeksi asiantuntijoiden suosittelema tiekartta, josta nykyiset ja tulevat isännöitsijät ja hallitukset pääsevät katsomaan toteutuksen aikataulua, sanoo isännöitsijä Toni Finell HSI:ltä.

– Strategia ottaa kantaa muihinkin asioihin kuin tekniseen käyttöön, asunto-osakeyhtiön hallituksen puheenjohtaja Markus Lauttia lisää. – Se on asukaslähtöinen työkalu eikä hallituksen keskuudessaan laatima paperi.

Hallitus ja isännöitsijä työstivät Vahanen PRO Oy:n kanssa strategialuonnoksen, jonka puheenjohtaja esitteli asukkaille. Projektissa olivat Vahaselta mukana palveluvastaava Anu Norros, teknisenä erikoisasiantuntijana Harri Makkonen ja fasilitaattorina muotoilujohtaja Katja Soini.

Taloyhtiöstrategian tekijät: Markus Lauttia, Harri Makkonen, Toni Finell ja Anu Norros
Strategia vaatii yhdessä tekemistä. Kuvassa vasemmalta oikealle: Markus Lauttia, Harri Makkonen, Toni Finell ja Anu Norros

Strategia on tervetullut lisä taloyhtiön johtamiseen. Miten sen tekoon sitten päästiin?

– Strategiaa ei valmistella toimistolta käsin ja ojenneta hallitukselle, vaan tekeminen vaatii joukkojen yhteen keräämistä, Norros painottaa.

Kymmenvuotisvastuutarkastuksessa tekninen raportti luovutetaan tarkastuksen yhteydessä isännöitsijälle ja hallitukselle, joiden vastuulle jää jatkotoimenpiteisiin ryhtyminen. Strategiatyö jatkaa tästä. Siinä raportin ja asukaskyselyn valmistumisen jälkeen hallitus, isännöitsijä ja asiantuntijat istuivat alas ja käsittelivät raporttien tuloksia. Tarvittavat lisätehtävät vastuutettiin, ja tulevat korjaustarpeet priorisoitiin. Kun taloyhtiön teknisiin asioihin liittyvä painolasti oli käsitelty, päästiin keskittymään asukkaiden kehitystoiveisiin ja taloyhtiön tulevien suuntalinjojen käsittelyyn.

– Yhtiökokouksen kovin ääni ei aina edusta enemmistöä; asukaskysely on luotettavampi työkalu, mainitsee Norros.

Tämän pohjalta luotiin strategialuonnos, jonka hallitus esitteli asukkaille asukasillassa. Luonnosta käsiteltiin yhdessä, ja asukkaat saivat tuoda oman näkemyksensä esiin pienryhmätyöskentelyssä.

Asukkaiden ääni kuuluviin

Asukkaiden tiedonjano oli suuri; sen huomasi infotilaisuuden runsaasta osallistumisesta. Rakennusyhtiön vastuiden lisäksi päällimmäisinä asioina esiin nousivat tekniset ratkaisut ja taloyhtiön sisäinen viestintä.

– Asukastilaisuudessa käytiin aktiivista keskustelua, kertoo taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Lauttia. – Yhtiössä halutaan aktiivista viestintää ja järkevää rahankäyttöä. Kaikki kuitenkin ymmärsivät, että ennakoiva korjaaminen ja kunnossapito on järkevää, vaikka se edellyttääkin investointeja.

– Moni muistaa entiset talonmiesajat, mutta kiinteistön hoitaminen on nykyisin erilaista, kun sähkö ja automaatio ovat mukana kaikissa talon toiminnoissa. Hallitus ei voi toimia talonmiehenä, painottaa Lauttia.

– Rooleista on tärkeää sopia, ettei hallituspaikka käy asukkaalle liian raskaaksi, Norros sanoo.

Strategiassa päätettiin linjata, että taloyhtiö ostaa kunnossapidon palveluina, koska oma osaaminen ja aika eivät riitä.

– Nyt asukkaat tietävät, kuka on vastuussa mistäkin ja osaavat ottaa yhteyden huoltoon. Vaikka taloyhtiön vastuunjakotaulukko ja käsikirja ovat kattavia asiakirjoja, ne eivät vastaa kaikkiin kysymyksiin, toteaa isännöitsijä Finell.

Strategia viimeisteltiin asukasillan kommenttien perusteella ja vietiin yhtiökokoukseen hyväksyttäväksi.

As Oy Helsingin Espresson hallituksen puheenjohtaja Markus Lauttia
Yhtiössä halutaan avointa viestintää ja järkevää rahankäyttöä, kertoo As Oy Helsingin Espresson hallituksen puheenjohtaja Markus Lauttia. Taustalla Harri Makkonen.

Strategia kääntää taloyhtiön katseet menneestä tulevaan

Monella asukkaalla on mielikuva, että kymmenvuotias talo on vielä uusi. Siinä ajassa moni talotekniikkajärjestelmä on kuitenkin jo ajettu loppuun, ja tulossa on uusimiskustannuksia. Arvioitu käyttöikä voi heittää vuodella tai parilla, mutta teknisiä faktoja ei voi kiistää.

– Kuntoarvio katsoo menneeseen, mutta strategia tähtää tulevaisuuteen, jotta seuraavat 20 vuotta hoidettaisiin huolellisesti ja sujuisivat hyvin, Norros summaa.

– Esimerkiksi Espresson tapauksessa ensimmäiset 10 vuotta näyttävät aika rauhallisilta teknisten korjausten näkökulmasta, mutta kun aikaikkunaa pidennetään, on edessä isompia korjauksia, joihin on hyvä varautua etukäteen, toteaa Makkonen. – Strategiatyö antaa tietoa siitä, mitä investointeja on tulossa ja mihin kustannuspiikit kerääntyvät, hän tarkentaa.

– Muutosten läpiajaminen on haastava juttu kaikissa taloyhtiöissä, joissa päätöksenteko on yleensä äärimmäisen demokraattista eikä enemmistön päätös aina riitä rahoituksen hankkimiseen, Lauttia sanoo. – Hallituksella on iso valta ja myös vastuu viedä asioita eteenpäin, ja hyväksynnän saaminen vaatii melkoisia poliitikon taitoja. Pahin virhe on, että hallitus itse nuijii läpi ison päätöksen.

Taloyhtiötyöskentely vaatii pitkäjänteistä ajattelua. Asiantuntijoiden kanssa tehty strategia antaa suuntaa siitä, mitkä asiat ovat merkittäviä taloyhtiön kannalta ja mitä kannattaisi tutkia lisää. Se kokoaa taloyhtiön toimijat yhteen, selkeyttää työnjakoa ja tuo suunnitelmallista kiinteistönpitoa taloyhtiöihin.

– Nyt Helsingin Espressolla on yhdessä laadittu taloyhtiöstrategia, jota toivottavasti hyödynnetään myös tulevissa hallituksissa, toteaa Lauttia.

As Oy Helsingin Espresso

Lue lisää Taloyhtiön ABC:stä palvelusivuiltamme.